Introdução: A comunicação é peça-chave no desenvolvimento de ações que buscam garantir a segurança do paciente nos serviços de saúde. Estudos demonstram que a falta de comunicação entre os profissionais nos serviços de saúde tem sido um dos principais fatores de erro, eventos adversos e impacto negativo na qualidade do cuidado (NOGUEIRA, RODRIGUES, 2015). Nessa perspectiva, a sistematização de informações escritas, que também constitui uma estratégia de comunicação, quando elaborada e utilizada de maneira adequada permite melhorar o levantamento e controle de dados quantiqualitativos no processo de trabalho. Objetivo: Elaborar uma ferramenta para sistematizar dados para o acompanhamento e intervenção longitudinal na trajetória do usuário dentro da atenção primária em um município do oeste paranaense. Metodologia: Foi desenvolvida uma “Planilha de sistematização do cuidado na atenção básica”, planilha em Excel 2007/2010 para organização e otimização do processo de trabalho no âmbito da Unidade de Saúde da Família. Resultados: Foram desenvolvidas sete planilhas: idosos, gestantes, puericultura, hiperdia, risco familiar, saúde mental e priorizações/busca ativa, com colunas para levantamento de dados de identificação dos pacientes, logradouro, classificação e controle de consultas de acordo com a estratificação de risco do paciente e campo para informações pertinentes aos grupos específicos de cada planilha. A partir dos dados alimentados nas planilhas geram-se gráficos de atualização automática com informações quantiqualitativas. Conclusões: As informações sistematizadas pela planilha favorecem o processo de comunicação dentro da unidade saúde da família, compartilhando os dados com os gestores e permitem a avaliação dos resultados obtidos e a possíveis intervenções sobre eles.